Gizlilik Politikası

İNTERNET PLATFORMU AYDINLATMA METNİ

1.         VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

KTG Yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirliği A.Ş. (“Şirketimiz”) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu sıfatını haiz olup Kanun ve diğer uygulanabilir mevzuatta yer alan düzenlemelere uygun olarak kişisel veri işleme faaliyetlerini yürütmektedir.

2.         KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, İŞLENMESİ VE İŞLEME AMAÇLARI

Aşağıda yer verilen kişisel verileriniz, elektronik ortamda toplanmakta olup yine aşağıda yer alan amaçlar dâhilinde işlenmektedir:

• İnternet sitemiz üzerindeki “e-posta listesi” ve/veya “iletişim” formunu kullanmak suretiyle bizlere yapacağınız başvuruda yer vereceğiniz kimlik ve iletişim bilgileriniz,
• İnternet sitemizi ziyaret etmeniz ya da bu sitelerde gezinmeniz halinde dijital iz verileriniz ve çerez verileriniz de işlenecektir.

Kişisel verileriniz; Şirketimizin hizmetlerinin sunulması, satış sonrası hizmetlerin yerine getirilmesi, müşteri memnuniyetinin artırılması, şikâyet ve önerilerin değerlendirilerek yanıtlanması, istatistiki analizler yapılabilmesi, yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi, resmi mercilerin talep ve denetimleri doğrultusunda gerekli bilgilerin temini, veri güvenliğinin sağlanması amaçlarıyla işlenmektedir.

Öte yandan, açık rıza vermeniz durumunda, kimlik ve iletişim verileriniz ayrıca tanıtım, e-posta bülteni gönderimi ve pazarlama amaçlarıyla işlenecektir.

3.         KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel verileriniz, Kanun ve sair mevzuat kapsamında ve işbu Aydınlatma Metni’nin 2. maddesinde açıklanan amaçlarla, aktarılmasını gerektiren sebebe bağlı ve bu sebeple sınırlı olmak kaydıyla; Kanun ve ilgili düzenlemeler kapsamında; denetleyici ve düzenleyici kamu kurum ve kuruluşlarına (BTK, TÜİK, mahkemeler, bankalar vb.), denetçilere, yazılım ve donanım destek hizmeti sunan şirketlere ve avukatlar gibi kanunen yetkili özel kişilere aktarılabilmektedir.

Öte yandan, internet sitesi sunucularımızın yurt dışında bulunması nedeniyle, internet sitemiz üzerinden bizimle paylaştığınız kişisel verileriniz açık rızanıza istinaden yurt dışına aktarılacaktır.

4.         KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK HAKLARINIZ

Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin hakları Kanun’un 11. maddesi sayılmıştır. Kişisel veri sahibi olarak ilgili Kanun maddesinde sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak şirketimizin resmi adresine kimlik teyidinizin yapılması sağlanarak bizzat veya Noter kanalıyla resmi usulde iletmeniz durumunda, talebiniz niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AÇIK RIZA METNİ

Şirketiniz ile paylaşmış olduğum kişisel verilerimin Aydınlatma Metni’nde bilgilendirildiği üzere tanıtım, e-posta bülteni gönderimi ve pazarlama amaçlarıyla işlenmesine rıza gösteriyorum.

Ticari İleti Onayı

Ayrıca, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca, aşağıda işaretlediğim kanallar üzerinden; ticari iletişim, bülten gönderimi ve ürünler ve hizmetler ile ilgili reklam ve tanıtım amaçlı olarak tarafımla iletişime geçmenize onay veriyorum. 

SMS

E-posta

Arama

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Versiyon                     : 1

Düzenleme Tarihi      : 10.09.2024

1. AMAÇ

KTG Yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirliği A.Ş. (“Şirket”) ve tüm çalışanları, kişisel verilerin korunmasına ilişkin T.C. Anayasası ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere yürürlükteki diğer ilgili mevzuat tarafından getirilmiş ilkelere, kararlara ve kurallara uymayı ve Şirket tarafından verileri işlenen bireylerin haklarını korumayı taahhüt etmektedir. Şirket bu amaçla uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılmış olan işbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasını (“Politika”) yürürlüğe koymuştur.

Politikanın amacı, kişisel verilerin dahili olarak yönetiminde kuralların oluşturulması, hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi, makul risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi, kişisel verilerin korunması alanında tabi olunan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin mümkün olan en iyi şekilde korunmasıdır.

2. KAPSAM

Politika hükümleri, başta Şirket yönetim kurulu olmak üzere, Şirket’in tüm birimlerine destek hizmeti veren firma çalışanlarını, alt çalışanları ve stajyerleri kapsamaktadır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu veya bu Politikayı ihlal edici her türlü eylem ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilir ve bu doğrultuda yaptırımlar uygulanır.

Yine, Şirket’in, kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan iş ortakları, tedarikçileri ve Şirket ile çalışan tüm üçüncü taraflar bu Politikayı okumaya ve Politikaya uymaya davet edilir.

3. TANIMLAR

4. SORUMLULUKLAR

Şirket, Kanun uyarınca Veri Sorumlusu sıfatını haizdir. Şirket çalışanı olan herkes, Şirket bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi, teşvik edilmesi ve diğer yükümlülüklerden sorumludur.

Şirket’in kişisel veri işleyen tüm çalışanları, Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır.

Şirket, tüm çalışanlarının, kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.

Şirket çalışanları, Şirket’e kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

4.1. KVK Komitesi:

KVK Komitesi üyeleri, Yönetim Kurulu tarafından Kanun ve ikincil mevzuat ve uygulamaları konularında düzenli eğitim almaları ve tecrübe sahibi olmaları dikkate alınarak atanır ve doğrudan Yönetim Kurulu’na rapor sunar. KVK Komitesi, kişisel veri koruma sisteminin yönetilmesi ve Kanun ile sair ilgili mevzuata uyumun sağlanması, belgelenmesi konularında görevli komite olarak kurulmuştur ve bu konularda Yönetim Kurulu’na karşı sorumludur.

4.2. KVK Komitesi Görev ve Sorumlulukları:

• KVK Komitesi, Yönetim Kurulu’nu, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve gelişmeler konusunda bilgilendirmelidir.
• KVK Komitesi, Şirket politikalarının, prosedürlerinin güncel olduğunu, veri işleme denetimlerinin ve eğitimlerin planlandığı takvime uygun olarak yapıldığını ve bunların ilgili mevzuatla uyumlu olduğunu sağlamakla sorumludur.
• KVK Komitesi, kişisel verilerin korunması ile ilgili konuların tümünde ilgili çalışanlarla birlikte hareket eder.
• KVK Komitesi, işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmaması ve işlenmemesini sağlamakla yükümlüdür.
• KVK Komitesi her yıl güncellenen kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
• KVK Komitesi yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim/dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
• KVK Komitesi, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.
• KVK Komitesi veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat vermekle yükümlüdür.

5. UYGULAMA ESASLARI

5.1. VERİ İŞLEME İLKELERİ

Şirket, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. Şirket’in benimsediği veri işleme ilkeleri şunları içermektedir:

• Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek,
• Bu amaçlar için gerekli olan kadar kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek (veri minimizasyonu sağlamak),
• Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek,
• Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek,
• Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek,
• Şirket tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak,
• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak,
• Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, Şirket’in hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak,
• Kişisel verileri, Veri Sahiplerinin kimlik bilgilerine, kişisel verilerin işlendiği amaçlar için makul ölçüde gereken süreden daha fazla erişilmesine izin vermeyecek bir şekilde saklamak,
• Veri gizliliğini, herhangi bir proje ya da faaliyetin başlangıç aşamasında ve ardından hizmet ömrü boyunca bir kilit faktör olarak sağlamak (Gizliliğin Baştan Sağlanması İlkesi),
• Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak,
• Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca kişilerin açık rızasına uygun olarak veya yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek,
• Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak,
• Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak,
• Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların Şirket’in kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek,
• Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip çalışanları belirlemek.

Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. Şirket’in politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Bu doğrultuda Şirket, gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili formlarda aydınlatma ve gizlilik bildirimlerine yer verir. Şirket tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine yönelik açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar KVK Komitesi görüşü alınarak belirlenir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:

• Şirket’in veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,
• İşlenen kişisel veri türleri,
• Kişisel verinin işlenme amaçları,
• Kişisel verilerin toplanma yöntemleri,
• Kişisel verilerin hangi hukuki sebebe dayalı olarak işlendiği,
• Veri sahibinin hakları,
• Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.

Kişisel veri envanterinde, kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar. Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili çalışan/birim/müdürlük tarafından KVK Komitesi’ne bildirilir. KVK Komitesi yeni amacın uygunluğunu denetler ve gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla ve yeni veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesini sağlar.

Kişisel veriler; işlenme amaçlarıyla uygun, ilgili ve sınırlı ölçüde işlenmeli ve doğru ve güncel olmalıdır. Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir. Şirket, tüm çalışanların, verilerin doğru ve güncel olarak toplanması ve saklanması konusunda eğitilmesinden sorumludur.

Tüm veri toplama kanalları hakkında KVK Komitesi’ne bilgilendirme yapılmalıdır.

Çalışanlara ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği ilgili çalışanın kendi sorumluluğundadır.

Çalışanlar/müşteriler/ilişki içerisinde bulunulan kurumlar ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için Şirket’i bilgilendirmelidirler.

Kişisel veriler, ilgili kişi, yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse teşhis edilebilecek şekilde işlenmelidir.

Kişisel verilerin yedekleme vb. gereklilikler nedeniyle, belirlenen sürenin ötesinde saklanması veya veri güvenliği zafiyeti durumlarında, bireylerin hak ve özgürlüklerinin korunması için, kişisel veriler hakkında Kurul tarafından belirlenmiş güvenli imha etme yöntemleri uygulanır.

Kişisel verilerin saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca belirlenmiş sürelerden daha fazla süre işlenmesi gerektiğinde, KVK Komitesi’nin yazılı onayı alınır.

Kişisel Verileri işleyen tüm Şirket birimleri, hem yukarıda belirtilen ilkeleri hem de geçerli veri koruma kanunlarını yürürlüğe koyan tedbirlere uymaktan sorumludur ve uyduğunu kanıtlayabilmelidir.

5.2. RİSK DEĞERLENDİRME

Şirket, kişisel veri türlerinin işlenmesiyle bağlantılı riskleri belirler. Belirli türdeki veri işleme faaliyetinin; yapısı, bağlamı ve amaçları doğrultusunda kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurması muhtemel ise Şirket, veri işleme faaliyeti öncesinde bir etki analizi gerçekleştirerek potansiyel riskleri yönetmelidir. Benzer riskler içeren birden fazla veri işleme faaliyeti için tek bir değerlendirmeye dayanılabilir.

Etki analizi sonunda Şirket’in kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurabilecek bir veri işleme faaliyetine başlamak üzere olduğu anlaşılırsa, bu konuyla ilgili KVK Komitesi’nin onayı aranır. KVK Komitesi gerekli görmesi halinde Kurul’dan konuyla ilgili görüş alır.

5.3. AÇIK RIZA ALINMASI

Şirket, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin ve Kanun tarafından gerekli kılınan durumlarda, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. Açık rızalar yazılı olarak veya sistemsel olarak ispata elverişli bir şekilde alınır. Açık rıza, veri sahibi tarafından her zaman geri alınabilir.

Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde alınmış açık rızalar kontrol edilir. Bu açık rızaların güncelliği ve doğrulu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır.

5.4. VERİ GÜVENLİĞİ

Tüm çalışanlar, Şirket tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan verilerin güvenli olarak tutulmasını ve gizlilik sözleşmesi imzalamadıkça üçüncü tarafa açıklanmamasını sağlamakla yükümlüdür.

Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir.

Kişisel verilere ilişkin güvenliği tehdit eden olaylar, KVK Komitesi’nce kesin olarak tespit edildiğinden itibaren en kısa süre ve her halükarda olayın öğrenilmesinden itibaren en geç 72 saat içerisinde Kurul’a ve ilgili kişiye bildirilir.

5.5. VERİ PAYLAŞIMI

Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:

• Veri sahibin açık rızasının alınması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Şirket’in taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Şirket’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması veya veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.

Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında Kurul tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.

Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması söz konusu olduğunda Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca KVK Komitesi, Kurul nezdinde gerekli izin ve bildirimleri sağlar.

Kişisel verilerin paylaşımına ilişkin tüm işlemler gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır. Bu kayıtlar KVK Komitesi’nce belirli periyodlarla denetlenir.

Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir KVK Taahhütnamesi yapılır.

5.6. KAYITLARIN YÖNETİMİ

Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri, Kişisel Verileri Kayıt, Saklama ve İmha Prosedürü uyarınca belirlenir.

Süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine imha edilmesi gereken kişisel veriler, saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya yok edilir.

5.7. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Veri sahipleri, Şirket nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri Sahibinin Başvuru Usulü

Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak Şirket’e başvurabilir.

Bu durumda Şirket, talebi, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde Şirket, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir. Taleplerin alınması, iletilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin süreçler, Veri Sahibi Başvurularının Alınması, Değerlendirilmesi ve Yanıtlanması Prosedürü uyarınca gerçekleştirilir.

Veri sahiplerinin taleplerini yöneltebilmesi için bildirimlerde ve web adresinde, veri sahiplerinin erişim hakkı ve iletişim bilgilerine yer verilir.

Şirket’in tüm çalışanları, görev tanımı ne olursa olsun kendisine yönelmiş veri sahibi erişim taleplerine yönelik olarak doğru başvuru yöntemi konusunda veri sahiplerini yönlendirmekle yükümlüdür. Şirket çalışanları, veri sahiplerinden gelecek talepler konusunda nasıl hareket etmeleri konusunda KVK Komitesi’nce bilgilendirilmelidir.

Bu kapsamda başvurular;

• Veri Sahibi’nin şahsen başvurusuyla,
• Noter vasıtasıyla yapılabilir.

6. YÜRÜRLÜK VE GÜNCEL TUTMA

İşbu Politika, 10.09.2024 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; Kanun, ilgili ikincil mevzuat, Kurul Kararları ve Şirket iş süreçleri doğrultusunda KVK Komitesi tarafından her yıl başında yeniden değerlendirilecek ve gerekmesi halinde güncellenecektir.

VERİ SAHİBİ BAŞVURULARININ ALINMASI, DEĞERLENDİRİLMESİ VE YANITLANMASI PROSEDÜRÜ

Versiyon                     : 1

Düzenleme Tarihi      : 10.09.2024

İşbu Veri Sahibi Başvurularının Alınması, Değerlendirilmesi ve Yanıtlanması Prosedürü (“Prosedür”), veri sahipleri tarafından bilgi edinme amacıyla KTG Yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirliği A.Ş.’NE (“Şirket”) yapılan başvuruların alınması, değerlendirilmesi ve yanıtlanmasına ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel verilere ilişkin olarak veri sahipleri tarafından yapılan başvuruların alınması, değerlendirilmesi ve yanıtlanmasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Prosedür’e uygun olarak gerçekleştirilir.

1.         TANIMLAR

2.         BAŞVURUNUN ALINMASI

2.1.      Başvurunun Şekli

Veri Sahipleri, Şirket tarafından toplanan kişisel verilerine ilişkin bilgi almak ve Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklarını kullanmak için yapacakları başvurularına Kanun’un 13. maddesi uyarınca yazılı olarak Şirket irtibat kişisine ileteceklerdir.

Buna göre Veri Sahiplerince yapılacak başvurular yazılı olarak aşağıdaki şekilde yapılabilir:

• Şirketimizin resmi adresine kimlik teyidinizin yapılması sağlanarak bizzat; veya
• Noter kanalıyla resmi usulde.

2.2.      Başvurunun İçeriği

Veri Sahibi taleplerinin değerlendirilebilmesi için öncelikle Veri Sahibinin, Şirket nezdinde işlenen kişisel verilerin sahibi olup olmadığı tespit edilecektir. Bu bakımından, Kanun kapsamında Şirketimize yapılacak başvurularda Veri Sahibinin kimlik bilgilerinin açıkça ve gerçeğe uygun şekilde belirtilmesi gerekmektedir.

Şarta bağlı olan taleplerde Veri Sahibi, bu şartın nasıl gerçekleştiği konusunda gerekli bilgileri vermeli ve bu iddiasını kanıtlayacak belgeleri Şirket’e iletmelidir.

İşbu Prosedür’de belirlenen yollarla alınmayan başvurular, Veri Sahibinin kimliği tespit edilmiş ve Şirket tarafından Kanun kapsamında başvuru için istenen bilgi ve/veya belgeler sağlanmış ise bu tür yolarla yapılan başvurular değerlendirmeye alınabilecektir. Aksi takdirde, yapılan başvurular usule aykırılık sebebiyle reddedilecektir.

İşbu maddede belirtilen nitelikleri taşımayan başvurular değerlendirilerek, istenen bilgiler elde edilene kadar Veri Sahibi ile iletişimde olunacak; ancak talep edilen bilge ve/veya belgelerin Veri Sahibi tarafından temin edilmemesi halinde Veri Sahibi’nin başvurusu usule aykırılık sebebiyle reddedilecektir.

3. DİĞER DURUMLAR

3.1.      Vekil veya Yasal Temsilci Tarafından Yapılan Başvuru

Kanun kapsamında Şirket’e yapılacak başvurular, kanıtlayacak resmi belgenin ibrazı halinde Veri Sahibi’nin vekili veya kanuni temsilcisi tarafından da yapılabilecektir.

3.2.      Başvuru Ücreti

Kanun’da Veri Sorumlusu’nun kendisine iletilen talebi ücretsiz olarak sonuçlandırması öngörülmüştür. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerekmesi halinde Kurul’un belirleyeceği esaslar doğrultusunda bir ücretlendirme yapılmasının da mümkün olabileceği ifade edilmiştir. Bu kapsamda, Şirket’e yapılacak başvuruların sonuçlandırılmasının herhangi bir ek maliyet gerektirmesi halinde, Şirket Veri Sahibi’nden ücret talep edebilecektir.

4.         BAŞVURU DEĞERLENDİRME SÜRECİ

Veri Sahibi tarafından yapılan başvurularda eksik bilgi ve/veya belge olduğunun tespiti halinde, bu husus Veri Sahibi’ne bildirilecektir. Talep edilen bilge ve/veya belgelerin Veri Sahibi tarafından temin edilmemesi halinde Veri Sahibi’nin başvurusu usule aykırılık sebebiyle reddedilecektir.

Üçüncü kişilere ait kişisel verileri paylaşmadan Veri Sahibi’nin başvurusunun yanıtlanması mümkün olmayan durumlarda Şirket tarafından aşağıdaki üç adımlı değerlendirme süreci uygulanacaktır:

• Başvurunun üçüncü kişiye ait kişisel verileri paylaşmadan yanıtlanmasının (örneğin, üçüncü kişiye ait kişisel verilerin silinmesi veya karartılması) mümkün olup olmadığı değerlendirilecektir.
• Üçüncü kişinin kişisel verilerinin paylaşılmasına açık rıza verip vermediği tespit edilecektir.
• Üçüncü kişinin açık rızasının alınmayacak olması halinde, söz konusu kişisel verilerin açık rıza alınmaksızın paylaşılıp paylaşılamayacağı değerlendirilecektir.

Üçüncü kişinin verisi paylaşılmaksızın başvurunun sonuçlandırılmasının mümkün olmaması halinde; öncelikle, kişisel verisi paylaşılmak durumunda kalınan Veri Sahibi’nden açık rıza alınması yoluna başvurulacaktır. Üçüncü kişinin verilerinin paylaşılmasına rıza vermemesi halinde, üçüncü kişinin bilgileri tamamen ayıklanarak başvuru yanıtlanacaktır.

Kişisel verileri paylaşılacak olan üçüncü kişiye ulaşılamaması halinde, üçüncü kişi kişisel verilerini içeren bilginin paylaşılması konusunda Şirket tarafından azami dikkat ve hassasiyet gösterilecektir. Bu şekilde, zorunlu olması halinde üçüncü kişilere ait kişisel veriler de paylaşılabilecektir.

5.         BAŞVURULARIN DEĞERLENDİRME SÜRELERİ

Veri Sahibi’nin talepleri, Şirket tarafından en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır.

Şirket’e yapılan başvurular, azami üç (3) gün içerisinde Şirket’in ilgili departmanına yönlendirilecek; başvurunun yönlendirildiği departman tarafından yapılacak araştırmalar azami bir (1) hafta içerisinde sonuçlandırılacaktır.

6.         BAŞVURULARIN YANITLANMASI

Veri Sahibi tarafından Şirket’e yapılan başvurular, Şirket nezdinde atanan irtibat kişisi tarafından yanıtlanır ve başvurulara ilişkin yanıtlarda aşağıdaki bilgilere yer verilir:

• Talebi Yapan Başvuru Sahibi
• Talepler
• Talepler Neticesinde Sağlanan Bilgi ve Belgeler
• Talebin Alınma tarihi
• Taleple ilgili ekstra bilgi ve belge talep edilmiş ise; bu taleplerin tarihi ve ilgili cevapların alınması tarihi
• Taleple ilgili yapılan işlemler
• Taleplere Karşı Şirketin Cevapları
• Talep Yanıtlama Tarihi
• Yetkili İmza

İlgili başvuruyla ilişkin oluşan olay kayıtları, evraklar ve sonuçları bu konuda oluşturulan elektronik dizinde saklanır. Yazılı gönderi kaydının bir kopyası da arşivde saklanır.

7. YÜRÜRLÜK VE GÜNCEL TUTMA

İşbu Prosedür, 10.09.2024 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; Kanun, ilgili ikincil mevzuat, Kurul Kararları ve Şirket iş süreçleri doğrultusunda KVK Komitesi tarafından her yıl başında yeniden değerlendirilecek ve gerekmesi halinde güncellenecektir.