Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası Faaliyet Raporları

Gümrük ve dış ticaret süreçlerinde hız, güven ve sürdürülebilirlik artık rekabet avantajı değil, bir zorunluluk. Bu noktada Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası Yıllık Faaliyet Raporları, YYS sahibi firmalar için yalnızca yasal bir yükümlülük değil, aynı zamanda kurumsal disiplinin ve operasyonel şeffaflığın da önemli bir göstergesi hâline geliyor.

Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası (YYS), firmalara gümrük işlemlerinde ciddi kolaylıklar sağlıyor. Daha az belge kontrolü, öncelikli işlem, eksik belgeyle beyan imkânı ve taşıt üstü işlem gibi avantajlar, operasyonel verimliliği doğrudan artırıyor. Ancak bu ayrıcalıkların sürdürülebilmesi için gümrük idaresi, firmalardan her yıl düzenli bir iç denetim bekliyor. Bu denetim süreci, Yıllık Faaliyet Raporu (YFR) ile kayıt altına alınıyor.

YILLIK FAALİYET RAPORU

Yıllık Faaliyet Raporu, YYS sahibi firmaların belirli bir dönemde gerçekleştirdiği gümrük işlemlerini sistematik şekilde inceleyen ve değerlendiren denetim raporudur. Bu rapor sayesinde firma, kendi süreçlerini objektif biçimde gözden geçirir. Aynı zamanda gümrük idaresine verilen güvenin sürdürülebilirliğini de belgelendirir.

Rapor yalnızca bir evrak bütünü değildir. Doğru hazırlandığında, firmanın risk yönetimi yaklaşımını, mevzuata uyum seviyesini ve operasyonel olgunluğunu ortaya koyar. Bu yönüyle YFR, iç kontrol mekanizmasının da önemli bir parçası hâline gelir.

Yıllık Faaliyet Raporu şu temel amaçlara hizmet eder:

• Gümrük işlemlerinin mevzuata uygunluğunu ölçmek
• Olası hata ve riskleri önceden tespit etmek
• Vergi kaybı doğurabilecek uygulamaları ortaya çıkarmak
• YYS kapsamındaki avantajların devamlılığını sağlamak

Bu nedenle YFR’yi yalnızca “hazırlanması gereken bir dosya” olarak görmek büyük bir hata olur. Raporu, kurumsal gelişimi destekleyen stratejik bir araç olarak ele almak gerekir.

YYS Yıllık Faaliyet Raporunun Hazırlanması

Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası Yıllık Faaliyet Raporları hazırlanırken hem mevzuata hem de firmanın iç işleyişine hâkim olmak büyük önem taşır. Raporun hazırlanma süreci plansız yürütüldüğünde zaman kaybı ve hatalı tespitler kaçınılmaz olur.

Rapor Ne Zaman Düzenlenmelidir?

Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği’nin 158/1’inci maddesi bu konuda net bir takvim sunar. Sertifikanın düzenlendiği tarihten sonraki her on iki aylık dönemin bitimini izleyen üçüncü ayın sonuna kadar rapor hazırlanmalıdır.

Örneğin; YYS belgesi 3 Şubat 2025 tarihinde düzenlendiyse, ilgili Yıllık Faaliyet Raporu en geç 31 Mayıs 2026 tarihine kadar tamamlanmalıdır. Bu süreyi kaçırmak, sertifika statüsünü riske atabilecek ciddi sonuçlar doğurabilir.

YFR’yi Kimler Hazırlayabilir?

Raporu hazırlama yetkisi yalnızca dış danışmanlara ait değildir. Sertifika sahibi firma isterse raporu kendi bünyesinde de düzenleyebilir. Ancak burada kritik bir ayrım bulunur.

Denetimi yapan kişi veya birim;

• Firmanın gümrük işlemlerini doğrudan temsil eden kişiyle aynı olmamalıdır
• Dolaylı temsil hizmeti alınan bir firmaysa, denetimi yapan ekip bu temsil faaliyetinden bağımsız olmalıdır

Bu ayrım, raporun tarafsızlığını ve güvenilirliğini korumak için zorunlu tutulur.

Hazırlık Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

YFR hazırlarken firmaların en sık zorlandığı konuların başında veri toplama gelir. Bu süreci kolaylaştırmak için şu adımlar fayda sağlar:

• İncelenecek beyanname listesini önceden belirlemek
• İthalat ve ihracat işlemlerini ayrı ayrı ele almak
• İç kontrol ve muhasebe kayıtlarını çapraz kontrol etmek
• Önceki yıllara ait raporlarla karşılaştırma yapmak

Bu yaklaşım, raporun hem daha hızlı hem de daha sağlıklı hazırlanmasını sağlar.

YFR Formatı ve İçerik Yapısı

Yıllık Faaliyet Raporu, serbest bir formatta hazırlanmaz. Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği, raporun hangi ekler doğrultusunda düzenleneceğini açıkça belirtir.

İthalat ve ihracat yapan firmalar, Yönetmeliğin 22/A no’lu ekinde yer alan formatı kullanır. Taşımacılık veya lojistik faaliyeti yürüten firmalar ise 22/B no’lu ek doğrultusunda rapor hazırlar.

Raporun Temel Bölümleri

YFR genel olarak şu ana başlıklardan oluşur:

• Firma tanıtımı ve faaliyet alanı
• İncelenen dönem ve kapsam
• Beyanname örneklem seçimi
• Tespit edilen bulgular
• Mevzuata aykırılık değerlendirmesi
• Sonuç ve öneriler

Bu yapı, raporun okunabilirliğini artırır ve denetim mantığını net şekilde ortaya koyar.

İncelenecek Beyanname Sayısı ve Örnekleme Yöntemi

Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası Yıllık Faaliyet Raporları hazırlanırken en kritik aşamalardan biri beyanname incelemesidir. Yönetmelik, bu konuda hem alt sınır hem de oran belirler.

Toplam beyanname sayısının en az %5’i incelenmelidir. Ancak bu oran hiçbir durumda 50 adedin altına düşemez. İthalat ve ihracat beyannameleri için bu hesaplama ayrı ayrı yapılır.

Taşımacı firmalarda ise transit beyannamelerin yetersiz olması hâlinde özet beyanlar esas alınır. Bu esneklik, faaliyet türüne göre denetimin sağlıklı yapılmasını amaçlar.

Örnekleme Sürecinde Dikkat Edilecek Noktalar

• Riskli işlemler öncelikli seçilmelidir
• Farklı gümrük idareleri kapsama alınmalıdır
• Yüksek tutarlı işlemler göz ardı edilmemelidir

Bu yaklaşım, raporun denetim değerini ciddi şekilde artırır.

YFR’ye İlişkin Temel Zaman Çizelgesi

Aşağıdaki tablo, Yıllık Faaliyet Raporu sürecini daha net görmenizi sağlar:

Bu tablo, özellikle ilk kez rapor hazırlayan firmalar için yol gösterici nitelik taşır.

YFR’den Muaf Tutulan Kurumlar

Her YYS sahibi kurum Yıllık Faaliyet Raporu hazırlamak zorunda değildir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na ekli cetvellerde yer alan bazı kamu idareleri bu yükümlülükten muaftır.

Buna ek olarak, Bakanlık tarafından uygun görülen diğer kamu kurum ve kuruluşları için de rapor düzenleme şartı aranmaz. Özel sektör firmaları için ise böyle bir muafiyet söz konusu değildir.

Düzenlenen YFR Nerede Saklanır?

Geçmişte YFR’lerin Bölge Müdürlüklerine sunulması zorunluydu. Ancak 21 Şubat 2020 tarihinde yapılan mevzuat değişikliğiyle bu zorunluluk kaldırıldı.

Güncel uygulamaya göre, Yıllık Faaliyet Raporları firma bünyesinde saklanır. Gümrük idaresi talep ettiğinde ibraz edilmek üzere hazır bulundurulması yeterlidir. Bu durum, firmalara hem operasyonel esneklik hem de zaman tasarrufu sağlar.

YFR’de Tespit Edilen Eksiklikler Nasıl Yönetilir?

Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası Yıllık Faaliyet Raporları, çoğu zaman firmaların kendi hatalarını fark etmesini sağlar. Ancak raporda tespit edilen eksikliklerin otomatik olarak “kendiliğinden beyan” kapsamına girdiğini düşünmek yanlış olur.

Gümrükler Genel Müdürlüğü’nün 2020/6 sayılı Genelgesi bu konuyu netleştirir. Raporun düzenlenmiş olması, cezalarda indirim talebi için tek başına yeterli değildir. İlgili gümrük idaresine ayrıca dilekçe ile başvuru yapılması gerekir.

Bu noktada hızlı hareket etmek büyük önem taşır. Zamanında yapılan başvurular, olası cezai riskleri ciddi ölçüde azaltabilir.

YYS Sahipleri İçin Stratejik Bir Bakış Açısı

Yıllık Faaliyet Raporu, çoğu firma tarafından yalnızca yasal bir zorunluluk olarak görülür. Oysa doğru yaklaşımla ele alındığında bu rapor, firmanın gümrük uyum stratejisinin merkezine yerleşir.

Düzenli ve sağlıklı hazırlanan YFR’ler;

• İç denetim kültürünü güçlendirir
• Operasyonel hataları azaltır
• Gümrük idaresi nezdinde güveni artırır
• YYS avantajlarının sürekliliğini sağlar

Bu nedenle Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası Yıllık Faaliyet Raporları, yalnızca geçmişi denetleyen değil, geleceği planlayan bir araç olarak değerlendirilmelidir.

Sık Sorulan Sorular

Yıllık Faaliyet Raporu geç hazırlanırsa ne olur?

Raporun süresinde düzenlenmemesi, YYS statüsünün askıya alınmasına kadar varabilecek yaptırımlar doğurabilir. Bu durum, firmanın sahip olduğu tüm gümrük kolaylıklarını kaybetmesine neden olabilir.

YFR’yi her yıl aynı kişi hazırlayabilir mi?

Evet, ancak denetimi yapan kişi veya birim ile gümrük işlemlerini yürüten kişi veya birimin farklı olması şarttır. Bu ayrım sağlandığı sürece aynı ekip çalışabilir.

YFR hazırlamak için dış danışman şart mı?

Hayır, zorunlu değildir. Firma isterse raporu kendi bünyesinde hazırlayabilir. Ancak mevzuata hâkimiyet ve denetim tecrübesi yoksa dış destek süreci kolaylaştırabilir.

YFR’de tespit edilen hatalar hemen bildirilmeli mi?

Evet, tespit edilen eksiklikler için ilgili gümrük idaresine dilekçe ile başvurmak en sağlıklı yaklaşımdır. Bu adım, cezai risklerin azaltılmasına katkı sağlar.